Додаток до рішення виконавчого комітету

Новопавлівської сільської ради

Від 20 листопада 2015 року № 57

ГРАФІК

особистого прийому громадян керівництвом

Новопавлівської сільської радита її виконавчих органів

ПОРЯДОК

роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, опрацювання усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку, організації та проведення особистого та виїзних прийомів громадян у Новопавлівській сільській раді та її виконавчих органів.

І. Загальні положення

Цей Порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 7 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», з метою визначення основних вимог до організації розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому громадян керівництвом Новопавлівської сільської ради, прийому за місцем проживання громадян територіальної громади.

ІІ. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень

1. Письмове звернення – це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, що направлені поштою або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством.

2. Письмові звернення можуть бути:

• індивідуальні – звернення, що подані окремою особою;

• колективні – звернення, що подані групою осіб;

• повторні:

а) викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі пропозиції, заяви, скарги виключно з тих питань, які вже були викладені в попередніх зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому немає нових даних або фактів, що потребують додаткового вирішення;

б) якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому розгляді в сільськійраді;

в) якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли термін розгляду порушено і заявник не отримав відповіді;

г) не вирішені по суті чи не в повному обсязі розглянуті питання, підняті в попередньому зверненні;

дублетні – це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї і тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю до сільськоїради для їх вирішення по суті, якщо останні вже отримали звернення відповідного змісту, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;

анонімні – письмові звернення, не підписані автором (авторами), без зазначення місця проживання, а також такі, по яких неможливо встановити авторство.

3. Письмові звернення в електронній формі направляються на спеціально визначену адресу електронної пошти Новопавлівської сільської ради novopavlivka_sr@ukr.net.

4. Звернення, що надійшли до Новопавлівської сільської ради, реєструються у виконавчому комітеті сільській раді, діловодом апарату виконкому сільської ради в день надходження згідно із Класифікатором звернень громадян.

При реєстрації звернень на першому аркуші звернення проставляється відповідний штамп із зазначенням дати та вхідного номеру відповідного звернення.

У разі особистого подання письмового звернення до сільської ради, на вимогу громадянина, на першому аркуші копії звернення, яку він залишає собі, проставляється відповідний штамп, дата надходження та вхідний номер звернення.

Письмові звернення, що надійшли в електронній формі, роздруковуються та реєструються, як письмові звернення.

5. Облік письмових звернень здійснюється діловодом апарату виконкому сільської ради, перевіряється наявність конверта та додатків до листа, а також його відповідність вимогам, що зазначені у ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»;

Визначається суть, характер і короткий зміст звернення;

Перевіряється , чи є воно повторним або дублетним;

Реєструється за допомогою журнальної форми реєстрації та на кожне звернення заповнюється картка звернень громадян (форма картки у додатку 1), робить позначку «повторно», якщо звернення є таким, та додають особову справу заявника з попереднім зверненням і листуванням по ньому; якщо звернення взято на контроль органом влади вищого рівня, ставлять відмітку «особливий контроль».

6. Контроль за надходженнями письмових звернень на електронну адресу здійснюється діловодом апарату виконкому сільської ради.

7. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

8. У разі надходження повторного звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, сільський голова згідно з чинним законодавством може прийняти рішення про припинення розгляду звернення на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень. Проект відповіді заявнику про припинення розгляду питання готується діловодом апарату виконкомусільської ради.

Подальші звернення від таких заявників з питань, розгляд яких припинено, сільською радою не розглядаються, про що діловод апарату виконкому сільської ради, повідомляє заявника у термін, не більше п’яти днів з дня надходження такого звернення до сільської ради.

9. Звернення, в якому не викладено зміст питання, або суть його є незрозумілою, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження. Рішення про повернення звернення авторові приймає сільський голова. Відповідь заявнику з роз’ясненням ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» готує відповідальна особа. Відповідь надається заявнику за підписом сільського голови.А у разі його відсутності секретарем виконкому.

10. Екземпляр картки звернень громадян у друкованому вигляді (реєстраційно-контрольна картка) разом з матеріалами відповідних звернень передається на розгляд голові сільської ради для накладання резолюції.

11. Листи Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями Президента України, Прем’єр-міністра України або Голови Верховної Ради України, розглядаються особисто сільським головою, а в разі його відсутності – секретарем ради(виконкому).

12. Сільський голова розглядає та накладає резолюцію щодо розгляду звернення передає безпосереднім виконавцям в день надходження звернення на виконання, виконавці несуть особисту відповідальність за дотримання вищезазначеного терміну. Після розгляду звернення протягом робочого дня виконавці передають діловоду апарату виконкому сільської ради.

13. Звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень сільської ради, пересилаються за належністю в термін, не більше п’яти днів з дня надходження до сільської ради, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Повідомлення громадянину про направлення його звернення на розгляд за належністю до органу із супровідним листом, у якому міститься прохання повідомити заявника про результати розгляду його звернення, до компетенції якого відноситься розгляд його звернення, а також листи та повідомлення громадянину про пересилання звернень, помилково надісланих до Новопавлівської сільської ради підписує сільський голова.

14. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

15. Підготовку матеріалів для відправки звернень на розгляд відповідальним виконавцям, відповідно до резолюцій сільського голови, та оперативний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень діловод апарату виконкому сільської ради.

Термін розгляду зазначається у реєстраційній картці.

16. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

17. Звернення вважається таким, що перебуває на контролі в сільській раді, якщо у резолюції надано доручення відповідним виконавцям поінформувати про результати розгляду звернення заявника або цього керівника особисто.

18. За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі в сільській раді, письмова відповідь заявникам надається за підписом сільського голови.

19. Контролю за вирішенням питань, що зазначені у зверненнях громадян, підлягають:

• листи, про результати розгляду яких необхідно повідомити органи влади вищого рівня або організації;

• листи, в резолюції по яких указано конкретні завдання та терміни.

20. Контроль за своєчасним розглядом звернень, виконанням доручень сільського голови покладається на старосту, керівників структурних підрозділів апарату виконкому сільської ради.

21. Термін розгляду звернень установлюється сільським головою відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян».

Рішення про продовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до сільськоїради приймає сільський голова, яким установлений первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

22. Відповідь заявнику на початку має містити у лівому куті короткий зміст питання за формою «Про…» та шанобливе звернення з використанням імені та по-батькові заявника – «Шановний (а) …!». У разі, якщо ім’я та по-батькові заявника не відомі, використовується форма з прізвищем заявника – «Шановний пане (пані) …!». Безпосередньо перед підписом посадової особи відповідь закінчується фразою – «З повагою».

За бажанням заявника письмова відповідь направляється в електронній формі на адресу електронної пошти заявника. Для відправлення в електронній формі письмова відповідь має бути відсканованою на офіційному бланку із зазначенням вихідного реєстраційного номера та за підписом відповідної посадової особи.

Відповідь на письмове звернення, яке подане в електронній формі, надається з урахуванням вимог Закону України «Про захист персональних даних».

Рішення провідмову в задоволенні вимог, викладених у заяві (клопотанні), доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на Закон і викладанням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

23. У разі необхідності продовження терміну розгляду звернення, за згодою сільського голови, відповідальним виконавцем надсилається повідомлення заявнику до закінчення основного терміну розгляду звернення.

24. Проект відповіді заявнику, підготовлений виконавцем разом із усіма матеріалами по цьому зверненню передається сільському голові.

У разі надходження звернення громадян до сільської ради через органи влади вищого рівня до означеного пакету документів додається проект інформації до органів вищого рівня по суті вирішення звернення.

25. Діловод апарату виконкому сільської ради направляє підписані сільським головою відповіді заявникам та інформації на органи влади вищого рівня. 

Після отримання діловодом апарату виконкому сільської ради або відповідальною особою за звернення громадян інформації про результати розгляду відповідальними виконавцями за зверненнями громадян разом з копіями відповідей заявникам, надається відповідним особам для зняття звернень з контролю.

26. Рішення про зняття звернень з контролю приймає сільський голова, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації про результати розгляду звернення.

27. У разі необхідності сільський голова може залишити звернення на контролі до остаточного рішення та інформування заявника про остаточні результати розгляду. В такому випадку, заявнику до кінця остаточного розгляду його звернення, надається проміжна відповідь у встановлений чинним законодавством термін.

28. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються діловоду апарату виконкому сільської ради для формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

29. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

ІІІ. Порядок

організації і проведення особистого прийому громадян

Новопавлівськійсільськійрадіта її виконавчих органах

1. Прийом громадян здійснюється згідно графіку затвердженого рішенням виконавчого комітету

2. Вхід громадян до кабінету вільний.

3. Інформація про порядок особистого прийому громадян в сільській радіта її структурних підрозділах і графік прийому розміщуються на веб-сайті сільської ради, на інформаційному стенді сільської ради.

4. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження, яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах із цими громадянами (крім неповнолітніх дітей). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

5. Особистий прийом громадян сільським головою, посадовими особаи омс, старостою, начальниками відділів та інших структурних підрозділів апарату виконкому сільської ради проводиться згідно із затвердженими графіками та з питань, вирішення яких належить до повноважень сільської ради, а також відповідно до функціонального розподілу обов’язків між керівними, працівниками сільської ради.

5.1. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», проводиться особисто сільським головою, посадовими особами омс, старостою, начальниками відділів та інших структурних підрозділів апарату виконкому сільської ради першочергово у дні прийому згідно з графіком.

5.2. Якщо громадянин звертається до сільської ради повторно, з’ясовується, до кого він уже звертався і яке рішення було прийнято. Після цього перевіряються попередні звернення, матеріали по їх розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше. Якщо питання не було вирішено по суті, дані про заявника та суть його питання вноситься до списку громадян, які бажають особисто звернутися до сільського голови.

Громадяни, які звертаються із питаннями, що знаходяться за дорученням керівництва сільської ради на розгляді у структурних підрозділах сільської ради, сільським головою з цих же питань не приймаються.

6. Сільський голова, посадова особа місцевого самоврядування, староста під час прийому громадян заповнюють та ведуть журнал особистого прийому . У разі необхідності старости, керівники структурних підрозділів сільської радинадають пропозиції щодо шляхів вирішення питань, які порушуються громадянином у зверненні, не пізніше ніж за 2 робочих дні до дати прийому.

7.Працівники, присутні на особистому прийомі, організовують його проведення та за результатами прийому оформлюють резолюції та доручення сільського голови.

8. Особистий прийом громадян старостою, та іншими працівниками омс здійснюється згідно з графіком без попереднього запису в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

ІV.ПОРЯДОК

опрацювання усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку у Новопавлівській сільській раді та її виконавчих органах

1. Порядок опрацювання усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку, у Новопавлівській сільській регламентує механізми надходження та опрацювання в Нововопавлівській сільській раді усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку та забезпечення оперативного розгляду таких звернень.

Усні звернення громадян за допомогою засобів телефонного зв’язку можуть надходити до Новопавлівської сільській раді з:

гарячих телефонних ліній керівників органів влади вищого рівня;

інших органів влади відповідно до частини третьої статті 7 Закону України «Про звернення громадян».

Усні звернення громадян за допомогою засобів телефонного зв’язку подаються до Новопавлівської сільської ради виключно за телефонними номерами та у спосіб, що визначені у цьому Порядку.

2. Розгляд усних звернень громадян, що надійшли за допомогою телефонного зв’язку

Усні звернення, що надійшли до Новопавлівської сільської ради з Урядової гарячої лінії, Гарячої телефонної лінії Дніпропетровської обласної державної адміністрації та Гарячої телефонної лінії районної державної адміністрації розглядаються протягом 15 календарних днів з моменту їх реєстрації.

Усні звернення, які отримані за допомогою засобів телефонного зв’язку, направлені на розгляд до Новопавлівської сільської ради вищими органами влади та поставлені ними на контроль, розглядаються у межах термінів, передбачених дорученнями керівників вищих органів влади.

Усі інші усні звернення розглядаються у межах термінів, що передбачені чинним законодавством.

Первинний розгляд та вчинення резолюції здійснює посадова особа, що проводила гарячу телефонну лінію, окрім звернень, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку від категорій громадян, які згідно з чинним законодавством має розглядати виключно керівник органу влади.

Первинний розгляд та накладання резолюції за усними зверненнями, які отримані за допомогою засобів телефонного зв’язку, направлені на розгляд до Новопавлівської сільської ради органами влади вищого рівнята поставлені ними на контроль, здійснює голова Новопавлівської сільської ради.

У разі відсутності сільського голови звернення, що відносяться до його компетенції, розглядає секретар ради.

Розгляд усних звернень, що надійшли за допомогою телефонного зв’язку –безпосередніми виконавцями за зверненнями, згідно з резолюціями сільського голови, здійснюється відповідно до Порядку розгляду письмових звернень громадян у Новопавлівської сільської ради, з урахуванням термінів розгляду передбачених цим Порядком.

V. Порядок

проведення керівництвом Новопавлівської сільської ради виїзних особистих прийомів громадян за місцем їх проживання

1. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються сільським головою за місцем проживання громадян згідно з графіком, який затверджується рішенням виконавчого комітету з пропозиціями, наданими секретарем, старостою.

2. Після затвердження графік виїзних прийомів громадян направляється:

Старості із зазначеним у графіку – для проведення підготовчої роботи до виїзного особистого прийому громадян сільським головою;

Діловоду апарату виконкому сільської ради – для обліку проведення виїзних особистих прийомів.

3. Староста, де заплановано проведення виїзного прийому:

3.1. Доводитьдо відома населення інформацію про дні і час прийому.

3.2. Виділяється приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

4.Відповідальна особа за зверненням громадян, секретар ради або діловод апарату виконкому:

під час проведення прийому приймає від громадян звернення та оформлює доручення.

контролює дотримання термінів надання відповідей заявникам;

надає методичну допомогу старостам, спеціалістам виконавчих органів сільської ради, спеціалістам відділів та інших структурних підрозділів сільської ради з питань належної організації виїзного прийому громадян керівництвом сільської ради;

готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в сільській раді;

забезпечує надходження звернень, що отримані на виїзному прийомі, безпосередньо до установи, організації, відомства, у компетенції якої знаходиться вирішення проблеми, згідно з резолюцією посадової особи, яка проводила прийом громадян;

вивчає та аналізує проблеми, з якими громадяни звертаються до керівництва сільської ради під час особистого (виїзного) прийому;

контролює додержання графіка проведення особистого прийому громадян керівництвом сільської ради, а також виїзних прийомів, готує щомісячні звіти про організацію прийому громадян. Про факти недотримання графіку проведення особистого прийому громадян інформує сільського голову.

Відповіді на звернення, що отримані на особистому (у т.ч. виїзному) прийомі, надаються заявникам відповідно до доручення сільського голови або особисто.

VІ. Вирішення питань, що порушені у зверненнях громадян, і надання відповідей заявникам

1.Староста,начальники відділів та посадові особи сільської ради, які за дорученням сільського голови розглядають звернення громадян, зобов’язані уважно вивчити зміст звернення, факти, що наведені у листі, та питання, що потребують вирішення. У разі потреби вимагати у виконавців матеріали та з виїздом на місця перевіряти факти, що викладені у зверненні, уживати інших заходів для об’єктивного вирішення поставлених авторами звернень питань, з’ясовувати обставини, усувати причини та умови, які спонукають громадян скаржитися, якщо це не суперечить чинному законодавству.

Безпосередні виконавці при здійсненні перевірок за зверненнями громадян у разі необхідності спілкуються з їх авторами, з’ясовують усі порушені питання та обставини, ґрунтовно аналізують отриману інформацію, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного законодавства.

2. За результатами розгляду звернення складається мотивований висновок, який має містити об’єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого готується і надається інформація сільському голові або секретарю, разом з копією або проектом відповіді заявнику.

Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян, порушення строків, установлених законодавством, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.

3. За результатами розгляду звернень надається інформація сільському голові та письмова відповідь заявникам за підписом старости, керівників відділів структурних підрозділів апарату вконкому сільської ради та інших органів, яким доручено розгляд звернень і до повноважень яких належить вирішення порушених питань.

4. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику покладається на посадових осіб, яким доручено розгляд звернень.

5. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи, заявникам надані вичерпні відповіді. Не допускається визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз’яснення заявникам порядку оскарження прийнятих за ними рішень.

СЕКРЕТАР ВИКОНКОМУ                                                                             В.КУТНЯ